प्रतिक्रिया देना मतलब नहीं है। लेकिन यह एक कला है।

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निशा चित्तल ने एनबीसी न्यूज, एमएसएनबीसी, वोक्स मीडिया और ट्रैवल चैनल जैसी जगहों पर टीमों और रणनीतियों का प्रबंधन किया है। उन्हें 2016 में मीडिया में फोर्ब्स के '30 अंडर 30' में नामित किया गया था और 2018 में ओएनए के महिला नेतृत्व त्वरक में भाग लिया था। वह DigitalWomenLeaders.com पर एक संरक्षक के रूप में भी स्वयंसेवक हैं।

यह कॉलम मूल रूप से डिजिटल मीडिया में महिलाओं को लात मारने वाली महिलाओं के लिए पोयन्टर के न्यूजलेटर द कोहोर्ट में प्रकाशित हुआ था। यहां सदस्यता लेकर बातचीत में शामिल हों।

पहली बार जब मुझे किसी ऐसे व्यक्ति को देना पड़ा जिसे मैंने नकारात्मक प्रतिक्रिया का प्रबंधन किया, तो मैंने कई दिनों तक बातचीत को डरा दिया। मेरी सीधी रिपोर्ट स्मार्ट और प्रतिभाशाली थी, और वह अपने काम में बहुत अच्छी थी। लेकिन कोई भी पूर्ण नहीं है, और मेरे पास अभी भी उसे उन क्षेत्रों पर प्रतिक्रिया देने के लिए था जहां वह सुधार कर सकती थी। आम तौर पर संघर्ष-विपरीत व्यक्ति के रूप में, मुझे उसे यह बताने में डर लगता था कि वह हमारे प्रकाशन के सोशल मीडिया खातों में से एक के लिए जो प्रति लिख रही थी वह बहुत ही आकस्मिक थी और हमारी वास्तविक रिपोर्टिंग को और अधिक जोड़ने की जरूरत थी। मैं चिंतित था कि वह नकारात्मकता और रक्षात्मकता के साथ प्रतिक्रिया कर सकती है।

फीडबैक से निपटना सीखना - देना और लेना दोनों - किसी भी करियर में विकास और सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण कौशलों में से एक है। फिर भी यह सबसे अधिक चिंता पैदा करने वाली चीजों में से एक है जो हम काम पर करते हैं। मैंने बैठकों से पहले कई घंटे बिताए हैं कि मैं क्या कहूंगा और व्यक्ति कैसे प्रतिक्रिया देगा।

प्रतिक्रिया देना किसी के लिए भी कठिन होता है, लेकिन महिला नेता के रूप में, हमें पसंद करने योग्य होने के लिए अतिरिक्त दबाव का भी सामना करना पड़ता है। कई अध्ययनों से पता चला है कि महिला नेताओं के लिए, सफलता और समानता विपरीत रूप से संबंधित हैं - बॉस होने और पसंद किए जाने के बीच की बारीक रेखा को संतुलित करने के लिए महिलाओं पर दबाव डालना। और मैं व्यक्तिगत अनुभव से, और समूह में अन्य महिलाओं से बात करने से जानता हूं, कि कभी-कभी हम प्रतिक्रिया देने से बचते हैं क्योंकि हम अच्छा बनना चाहते हैं।

यह एक गलती है।

प्रतिक्रिया के लिए मेरा दृष्टिकोण कुछ साल पहले नाटकीय रूप से बदल गया जब मैंने किताब पढ़ी ' रेडिकल कैंडर: अपनी मानवता को खोए बिना किकस बॉस बनें ।' लेखक किम स्कॉट ने Google और Apple में प्रबंधक के रूप में वर्षों बिताए, और प्रबंधन के लिए एक अद्वितीय दृष्टिकोण विकसित किया, जिसका तर्क है कि कार्यस्थल में विश्वास, खुशी और उत्पादकता में वृद्धि होती है। रेडिकल कैंडर ने फीडबैक और प्रबंधन के बारे में मेरे विचार को पूरी तरह से बदल दिया।

कट्टरपंथी स्पष्टवादिता का मूल दर्शन यह है कि प्रतिक्रिया देना मतलबी नहीं है। आप स्पष्ट, प्रत्यक्ष प्रतिक्रिया देते हैं क्योंकि आप परवाह करते हैं दूसरे व्यक्ति के बारे में।

स्कॉट कट्टरपंथी स्पष्टता के दो आयामों का वर्णन करता है: व्यक्तिगत रूप से देखभाल करना, और सीधे चुनौती देना। यदि आपने स्थापित किया है कि आप उस व्यक्ति की परवाह करते हैं, तो प्रतिक्रिया देना उसी का हिस्सा है - क्योंकि आप उस व्यक्ति को उसके करियर में बढ़ने, सुधारने और सफल होने में मदद करने की परवाह करते हैं।

जब से मैंने इस पुस्तक को पढ़ा है, मैंने इस बारे में बहुत सोचा है कि फीडबैक कैसे दिया जाए। कब करना है, कैसे करना है और कैसे धीरे से लेकिन स्पष्ट रूप से करना है। मैं इस बारे में चिंतित हूं कि क्या होगा - क्या होगा यदि व्यक्ति क्रोधित या रक्षात्मक हो जाता है और प्रतिक्रिया लेने से इंकार कर देता है? तब मैं क्या करूँगा? कोहोर्ट के अन्य सदस्यों से बात करते हुए, मुझे एहसास हुआ कि इस विषय पर सोचने में बहुत समय बिताने में मैं अकेला नहीं हूँ।

तो यहाँ मेरे कुछ पसंदीदा पाठ हैं - और अन्य सहगण पूर्व छात्रों से भी सुझाव।

प्रत्यक्ष रहो। और 'सैंडविच' मत करो।

लगभग पांच साल पहले, मुझे हाल ही में एमएसएनबीसी में सामाजिक टीम में पदोन्नत किया गया था और मैं एक नया प्रबंधक था। मैंने प्रभावशाली प्रतिक्रिया देने के लिए कंपनी द्वारा आयोजित नेतृत्व प्रशिक्षण में भाग लिया। सूत्रधार ने लोगों से यह पूछकर सत्र की शुरुआत की कि वे प्रतिक्रिया कैसे देते हैं। मैं, यह सोचकर कि मैं एक अच्छा प्रतिभागी बनूंगा, अपना हाथ उठाया और सैंडविच तकनीक की पेशकश की, जिसके बारे में मैंने शायद वर्षों पहले किसी व्यावसायिक लेख में पढ़ा था: आप उस व्यक्ति की प्रशंसा करते हैं, उसके बाद आलोचनात्मक प्रतिक्रिया देते हैं और फिर उसके बाद फिर से आते हैं अधिक प्रशंसा।

फैसिलिटेटर ने तुरंत मुझे समझाया कि वह गलत क्यों था, सत्र में बाकी सभी के सामने (अनुमान करें कि मुझे अपना हाथ उठाने के लिए क्या मिलता है!)। मैं उस समय शर्मिंदा था, लेकिन मैंने एक महत्वपूर्ण सबक सीखा। 'सैंडविच' तकनीक को अतीत में लोकप्रिय किया गया है, लेकिन स्कॉट ने अपनी पुस्तक में बताया है कि यह तकनीक प्राप्तकर्ता के लिए भ्रामक और भ्रामक हो सकती है।

स्कॉट लिखते हैं: 'प्रशंसा और आलोचना के बीच 'सही' अनुपात की धारणा खतरनाक है, क्योंकि यह आपको ऐसी बातें कहने के लिए प्रेरित कर सकती है जो अप्राकृतिक, कपटी, या सिर्फ सादा हास्यास्पद है ... रिश्तों को उतनी ही कठोर आलोचना के रूप में। ”

NowThis News की मैनेजिंग एडिटर वर्षा शर्मा ने मुझे बताया कि कैसे वह इसी तरह की सैंडविच तकनीक को आजमाती थीं, और इससे दूर जाने के लिए काम किया है: “मैं खुद को कर्मचारी को परेशान करने के डर से बहुत प्रशंसा के साथ रचनात्मक आलोचना का सामना करने की कोशिश कर सकता हूं, खासकर अगर यह एक पुरुष कर्मचारी है, लेकिन मैं खुद को याद दिलाता हूं: मैं प्रबंधक हूं, और मैं उन्हें उत्पादन करने में मदद करने की कोशिश कर रहा हूं सर्वोत्तम संभव कार्य। मुझे बस इतना करना है कि आत्मविश्वास से बोलें और ईमानदार रहें।'

स्वयं प्रतिक्रिया प्राप्त करने की रानी बनें

लेकिन स्कॉट का दर्शन केवल उन प्रबंधकों को अधिक प्रतिक्रिया देने के बारे में नहीं है जिन्हें वे प्रबंधित करते हैं: विश्वास और कट्टरपंथी स्पष्टवाद की संस्कृति स्थापित करने के लिए पहला कदम आलोचना लेने के लिए तैयार होना है। बॉस के रूप में, आपको छूट नहीं है; प्रबंधकों को भी हर समय चीजें गलत मिलती हैं।

स्कॉट नियमित रूप से आपकी टीम से प्रतिक्रिया, विशेष रूप से आलोचना के लिए पूछने की सलाह देते हैं। इसके लिए पूछें, और फिर सुनें, उनकी स्पष्टवादिता के लिए उन्हें धन्यवाद दें, और रक्षात्मक न हों। यदि आप आलोचना करने को तैयार हैं, तो आपकी टीम को लगेगा कि वे आपके साथ अधिक स्पष्ट और खुले होने में सक्षम हैं - और इससे समग्र रूप से बेहतर परिणाम प्राप्त होंगे।

फीडबैक लेना हमेशा आसान नहीं होता है, लेकिन इसे सुनने और सीखने में सक्षम होना सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।

द एरिज़ोना रिपब्लिक में ऑडियंस इनोवेशन के निदेशक किम बुई ने मुझे बताया:“मैं अपनी प्रतिक्रिया, चेहरे और अपनी बॉडी लैंग्वेज पर काम कर रहा हूं। एक उच्च प्रबंधक होने का एक हिस्सा यह भी है कि चीजें आम तौर पर कैसे चल रही हैं, अगर लोग देखते हैं कि मैं पेट भर रहा हूं या गुस्से में हूं, तो इससे संबंध बनाना मुश्किल हो जाता है। मैं सीधा चेहरा रखने और चुप रहने की कोशिश करता हूं, आम तौर पर यह सोचने से पहले कि मैं क्या कहना चाहता हूं। इससे मुझे उन चीजों के बारे में कम रक्षात्मक या भावनात्मक होने में मदद मिलती है जो मुझे नहीं करनी चाहिए। बेशक, ऐसे समय होते हैं जब व्यवहार इतना खराब होता है कि मैं इसकी मदद नहीं कर सकता, लेकिन मैं इसे एक दुर्लभ घटना बनाना चाहता हूं। ”

बुई सही है कि जब आप प्रबंधक होते हैं तो फीडबैक प्राप्त करते समय तैयार रहना और भी महत्वपूर्ण होता है - आपकी टीम देख रही है कि आप कैसे प्रतिक्रिया करते हैं। किसी भी प्रकार की तनावपूर्ण या भावनात्मक स्थिति में शांत रहने के लिए मेरे पसंदीदा उपकरणों में से एक है नियंत्रित श्वास का अभ्यास करना , एक आसान साँस लेने का व्यायाम जो वास्तव में आपके तंत्रिका तंत्र को शांत करता है।

दस्तावेज़ीकरण आपके फ़ीडबैक के प्रभाव को दोगुना करता है

मैंने जिन समूह पूर्व छात्रों से बात की उनमें से कई ने कहा कि फीडबैक का दस्तावेजीकरण करना उनकी सबसे अच्छी युक्तियों में से एक है। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि दोनों पक्ष एक ही पृष्ठ पर हैं, और यह आपकी प्रगति पर नज़र रखने और मापने का एक आसान तरीका सेट करता है।

एनबीसी न्यूज में सोशल न्यूजगैदरिंग के निदेशक जरीन इमाम ने कहा: 'एक प्रबंधक के रूप में, जब भी मैं आलोचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करता हूं, तो मुझे बहुत विशिष्ट होना पसंद है और बाद में मैं अपने कर्मचारी के साथ उस बातचीत के बारे में एक ईमेल में अनुवर्ती कार्रवाई करता हूं। मैंने पाया कि दूसरों के साथ मेरी प्रतिक्रिया का दस्तावेजीकरण करके, यह मुझे और मेरी प्रत्यक्ष रिपोर्ट को जवाबदेह ठहराता है। और अगर हमें भविष्य में कोई समस्या है, तो हम मदद और मार्गदर्शन के लिए इन नोटों पर वापस जा सकते हैं। ”

और यह दोनों तरह से होता है, इमाम ने कहा: 'इसी तरह, अगर मुझे अपने प्रबंधक से प्रतिक्रिया मिलती है, तो मैं ईमेल के माध्यम से वापस चक्कर लगाना पसंद करता हूं और उन्हें बताता हूं कि मैं उनकी प्रतिक्रिया को स्वीकार करता हूं और भविष्य के लिए इसे ध्यान में रखूंगा।'

शर्मा ने सहमति व्यक्त की: 'वास्तविक प्रगति को मापने के लिए दस्तावेज़ीकरण सबसे अच्छा तरीका है। और अगर आपके पास इन-पर्सन मीटिंग या वीडियो कॉल हैं, तो फॉलो-अप ईमेल उनके लिए आपकी प्रतिक्रिया को आसानी से संदर्भित करने का एक शानदार तरीका है, और आपको यह याद रखने के लिए कि आपने उन्हें स्पष्ट रूप से क्या बताया है। ”

नियमित रूप से और तुरंत प्रतिक्रिया दें

रेडिकल कैंडर से मैंने एक और महत्वपूर्ण सबक सीखा? अपने साप्ताहिक आमने-सामने (आप साप्ताहिक आमने-सामने हैं, ठीक है?) या इससे भी बदतर - वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा के लिए अपनी प्रतिक्रिया को न बचाएं।

यह कुछ ऐसा है जिसके लिए मैं उसी प्रत्यक्ष रिपोर्ट के लिए दोषी था जिसका मैंने इस कॉलम की शुरुआत में उल्लेख किया था। मुझे चिंता थी कि वह रक्षात्मक हो जाएगी और मैं कई, अलग-अलग कठिन बातचीत से बचना चाहता था। जैसा कि मैंने उन चीजों पर ध्यान दिया, जिन पर मैं पूरे सप्ताह प्रतिक्रिया देना चाहता था, मैं इसका एक मानसिक नोट बनाऊंगा और फिर अपने अगले साप्ताहिक आमने-सामने में उन्हें संबोधित करने की योजना बनाऊंगा।

बेशक, उस समय तक, वास्तविक क्षण बहुत दूर था, और विवरणों को याद रखना कठिन था, इस प्रकार मेरे मार्गदर्शन में स्पष्ट और विशिष्ट होना कठिन हो गया। इसने उन वार्तालापों को एक घर के काम की तरह महसूस करना भी शुरू कर दिया, जिसे मैं हर हफ्ते चिंतित करता था। समय के साथ, मैंने तुरंत प्रतिक्रिया देने में बेहतर होने की कोशिश की है, और जल्दी से, जैसा कि स्कॉट सुझाव देते हैं।

'यदि आप मार्गदर्शन देने के लिए बहुत लंबा इंतजार करते हैं, तो इसके बारे में सब कुछ कठिन हो जाता है,' स्कॉट लिखते हैं। 'बस इसे तुरंत एक या दो मिनट में कहें, अधिकतम तीन, बाद में मीटिंग शेड्यूल करने से कम समय लगेगा।'

संक्षेप में, प्रतिक्रिया के बारे में कीमती होने की आवश्यकता नहीं है। इसे अपनी रोजमर्रा की प्रबंधन शैली का हिस्सा बनाएं।

फीडबैक कुछ ऐसा होना चाहिए जो आप अक्सर पर्याप्त करते हैं कि जब तक प्रदर्शन समीक्षाएं चारों ओर घूमती हैं, तब तक आप जो कुछ भी कहते हैं वह उस व्यक्ति के लिए पूर्ण आश्चर्य नहीं होना चाहिए। उन औपचारिक समीक्षाओं में, स्कॉट ने लिखा, 'जो हम हर दिन करते हैं, उसे सुदृढ़ करने के लिए हैं, न कि स्थानापन्न करने के लिए।'

प्रतिक्रिया एक कला है - एक जिसे हम हमेशा अभ्यास कर सकते हैं

मैं अब लगभग पाँच वर्षों से एक प्रबंधक हूँ, और मैंने प्रबंधन के बारे में जो कुछ सीखा है, वह यह है कि किसी को भी यह सब पता नहीं चला है - बॉस शामिल हैं। प्रबंधन में सीखने की तीव्र अवस्था होती है, और इसे ठीक करने के लिए अभ्यास की आवश्यकता होती है। प्रबंधन और प्रतिक्रिया देने में हमेशा बेहतर होने की गुंजाइश होती है, चाहे आपके पास कितने भी वर्षों का अनुभव क्यों न हो।

लेकिन यह खुशी भी हो सकती है! एक प्रबंधक के रूप में मेरे सबसे गौरवपूर्ण क्षणों में से एक एनबीसी में किराए पर लिए गए एक इंटर्न को देख रहा था, रस्सियों को सीख रहा था और अंततः कॉलेज में स्नातक होने के बाद पूर्णकालिक रूप से काम पर रखा गया था। एक अन्य नौकरी में, मैंने एक सीधी रिपोर्ट देखी, जिसमें बहुत सारी प्रतिक्रिया और कोचिंग के बाद उनके लेखन कौशल में काफी सुधार हुआ। मेरे लिए, वे क्षण, एक प्रबंधक होने के सबसे संतुष्टिदायक भाग हैं - और वे इस बात का एक अच्छा उदाहरण हैं कि सफलता के लिए प्रतिक्रिया इतनी महत्वपूर्ण क्यों है।

फीडबैक देना एक कला है जिसे आप अभ्यास के साथ बेहतर कर सकते हैं, लेकिन यह शायद हमेशा जटिल और कठिन होगा, चाहे आप अपने करियर के किसी भी चरण में हों। यदि आप मेरे जैसे संघर्ष-विपरीत हैं, तो यह हो सकता है अपनी टीम के साथ कठिन बातचीत करना चुनौतीपूर्ण है, तब भी जब आप जानते हैं कि वे आवश्यक हैं।

लेकिन जब आपके पास कट्टरपंथी स्पष्टवादिता की संस्कृति है, तो सभी को फायदा होता है। जब लोग काम पर खुले और ईमानदार होने में सहज महसूस करते हैं, और जब वे अपने प्रबंधक को चुनौती देने में सहज महसूस करते हैं या उन्हें बताते हैं कि वे कब गलत हो सकते हैं, तो टीम अधिक खुश होती है, और सामूहिक परिणाम बेहतर होते हैं।

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