टेलीफोन द्वारा प्रबंध? बेहतर कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए 10 विचार

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मैं उन लोगों को कैसे प्रबंधित कर सकता हूँ जिन्हें मैं देख नहीं सकता?

यह एक ऐसा प्रश्न है जो मुझे बड़ी संख्या में प्रबंधकों से मिलता है जो दूरस्थ कर्मचारियों और फ्रीलांसरों के साथ काम करते हैं और उनके साथ स्काइप, Google हैंगआउट, ईमेल, ऑनलाइन चैट और, हाँ, टेलीफोन के माध्यम से संवाद करते हैं।

प्रबंधक जो पूछते हैं उससे यह स्पष्ट है कि संचार प्रौद्योगिकी में नवाचारों के बावजूद, किसी अन्य स्थान पर काम करने वाले लोगों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करना चुनौतीपूर्ण बना हुआ है।

मुझे चुनौती अच्छी तरह याद है। द फिलाडेल्फिया इन्क्वायरर में अपनी पहली असाइनमेंट डेस्क जॉब में, मैंने न्यू जर्सी के पेपर के कवरेज का समन्वय किया, और कैसीनो जुआ, क्रैनबेरी बोग्स, सुपरफंड विषाक्त अपशिष्ट साइटों और भ्रष्ट राजनेताओं के बारे में बहुत कुछ सीखा। क्योंकि मैं फ़िलाडेल्फ़िया में था और मेरे अधिकांश कर्मचारी ट्रेंटन और दक्षिण की ओर स्थित ब्यूरो में काम करते थे, इसलिए मैंने टेलीफोन द्वारा प्रबंधन के बारे में भी बहुत कुछ सीखा।

के बाद के वर्षों में (और काफी कुछ रहा है), मेरे टेलीफोन के उपयोग में अक्सर सम्मेलन कॉल के लिए लोगों के समूह को इकट्ठा करना शामिल होता है। कुछ को घोषणाएं करने या जानकारी साझा करने के लिए बुलाया गया था। दूसरों ने विचारों पर मंथन करने या किसी समस्या के दृष्टिकोण पर चर्चा करने का एक तरीका प्रदान किया। कुछ को मासिक, साप्ताहिक या दैनिक भी आयोजित किया जाता था ताकि मेरे विकेंद्रीकृत स्टाफ के सदस्य एक-दूसरे को जानकारी दे सकें और एक साथ योजना बना सकें। और कुछ को विशिष्ट, एकमुश्त मुद्दों से निपटने के लिए बुलाया गया था।

हाल ही में मैंने एक प्रबंधक से सुना जिसने एक प्रभावी सम्मेलन कॉल की सुविधा के लिए सुझाव मांगे। यह स्वीकार करते हुए कि यह एक कला है, विज्ञान नहीं है, और आपको अपने समूह की अनूठी जरूरतों और गुणों के लिए अपना व्यक्तिगत दृष्टिकोण तैयार करना चाहिए, मैं इन विचारों की पेशकश करता हूं। मुझे आशा है कि वे मददगार हैं।

1 . प्रतिभागियों को जानें। एक सफल कॉन्फ़्रेंस कॉल करने में पहला कदम किसी के भी डायल करने से बहुत पहले होता है। आपको प्रतिभागियों को जानने की आवश्यकता है - और उन्हें आपको जानने की आवश्यकता है। इसलिए जितनी बार हो सके अपने दूरस्थ स्थानों पर जाएँ। आवाजों के साथ चेहरे लगाने में सक्षम हो। (मैंने जर्सी में दो फ्रीलांस स्ट्रिंगर्स के साथ चार साल तक काम किया और उनसे कभी व्यक्तिगत रूप से नहीं मिला।) आप हर हफ्ते या हर महीने अपने ब्यूरो स्टाफ और फ्रीलांसरों से मिलने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, इसलिए जब आप कर सकते हैं, तो विज़िट की गणना करें - काम के मुद्दों को संबोधित करें जो आप में से प्रत्येक को कार्रवाई में दूसरे को देखने दें।

दो। एक लक्ष्य निर्धारित करें। भले ही आने वाले रविवार के संस्करण, आपकी वेबसाइट के मैट्रिक्स या दीर्घकालिक परियोजना की प्रगति जैसे मुद्दों पर चर्चा करने के लिए हर हफ्ते कॉल आयोजित की जाती है, प्रत्येक कॉल के लिए एक स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करें। यदि आप केवल यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई जानता है कि उनके सहयोगी किस पर काम कर रहे हैं, तो आप सभी को लिखित रूप में कुछ प्रस्तुत करने और मीटिंग डंप करने के लिए कह सकते हैं। लेकिन अगर आप सप्ताह की सर्वश्रेष्ठ कहानी की पहचान करना चाहते हैं और इसकी प्रस्तुति के लिए विचार साझा करना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि कॉल पर मौजूद सभी लोग इसे पहले से जानते हैं - और इसे पूरा करने में मदद करते हैं। याद रखें कि यदि आप मुझे किसी कॉल पर आमंत्रित करते हैं, तो मुझे यह समझने की आवश्यकता है कि मैं वहां क्यों हूं और इसकी सफलता में मुझसे क्या योगदान करने की अपेक्षा की जाती है। यह तब शुरू होता है जब मैं आपका लक्ष्य समझता हूं। (और यथार्थवादी बनें। आप एक 60 मिनट की कॉल में सोशल मीडिया रणनीति नहीं बना सकते हैं। लेकिन आप एक प्रक्रिया पर सहमत हो सकते हैं और परियोजना में शामिल लोगों को कार्य सौंप सकते हैं। यह प्रगति है।)

3. एक एजेंडा तैयार करें। और शेयर करे। कॉल करने से पहले, प्रतिभागियों को एक ईमेल भेजें जिसमें कॉल का लक्ष्य और कोई विशिष्ट चर्चा बिंदु शामिल हों। हम जो चर्चा करने जा रहे हैं, उसे पहले ही बता देने से मुझे इस मुद्दे के बारे में सोचने का मौका मिलता है और मैं इसमें क्या योगदान दे सकता हूं। अगर मैं अंतर्मुखी हूं, तो आपने मेरी बहुत मदद की है। साथ ही, ईमेल में उन लोगों के नाम शामिल करें जो कॉल पर होंगे। यह मुझे यह देखने में मदद करेगा कि इस वर्चुअल कॉन्फ्रेंस टेबल के आसपास कौन बैठा है।

4. समय पर प्रारंभ करें (और समाप्त करें)। अगर हर समय लोगों के आने पर व्यक्तिगत रूप से मीटिंग चलाना मुश्किल होता है, तो कॉन्फ़्रेंस कॉल शुरू होने के बाद जब वे कॉन्फ़्रेंस कॉल में प्रवेश कर रहे हों तो यह और भी मुश्किल होता है। अगर कॉल दोपहर 2 बजे शुरू होनी है, तो इसे दोपहर 2 बजे शुरू करें। और उन लोगों के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करें जो कालानुक्रमिक रूप से देर से पहुंचते हैं। और अपने हिस्से के लिए, जब आपने कहा कि यह समाप्त हो जाएगा, तो कॉल को समाप्त करना सुनिश्चित करें।

5. रोल लें। एक कॉल की शुरुआत में, मैं कॉल पर उपस्थित प्रतिभागियों को उनकी उपस्थिति की घोषणा करना पसंद करता हूं। यह दो चीजों को पूरा करता है: यह उन प्रतिभागियों की तस्वीर में मदद करता है जो वर्चुअल कॉन्फ्रेंस टेबल के आसपास बैठे हैं; और यह मुझे कॉल पर कौन है इसकी एक चेकलिस्ट बनाने का मौका देता है - इसलिए मैं यह सुनिश्चित कर सकता हूं कि सभी की आवाज सुनी जाए।

6. भागीदारी के लिए अपेक्षाएं निर्धारित करें। लोगों को बुलाओ। कॉन्फ़्रेंस कॉल, सभी मीटिंग्स की तरह, आपको कई तरह के संदेश भेजने की अनुमति देती हैं, जैसे: 'हमें इस संगठन में सभी के विचारों की आवश्यकता है।' 'सबसे तेज आवाज का कोई फायदा नहीं होगा।' 'हम सभी के विचारों का सम्मान करेंगे।'

बहुत सारे कॉन्फ़्रेंस कॉल, जैसे कि बहुत अधिक व्यक्तिगत मीटिंग, इन सिद्धांतों का उल्लंघन करते हैं, और संगठन इसके लिए गरीब है। सूत्रधार के रूप में, इस बात पर नज़र रखें कि कौन बात कर रहा है और जो चुप हैं उनसे पूछें कि वे क्या सोच रहे हैं। अगर कोई 26 . के लिए बात करने वाला है^वांसमय, विनम्रता से कहें, 'इससे पहले कि आप बोलें, विलियम, हम सुसान से क्यों नहीं सुनते?' मत भूलो, यह है आपका बुलाना।

और अपनी राय के साथ भागीदारी को हतोत्साहित करने के बारे में सावधान रहें - आपके शब्दों में बहुत अधिक भार होता है। फिर से, याद रखें कि बैठक आपकी है। आप जब चाहें तब बोल सकते हैं। तो पहले दूसरों को जाने दो।

7. ट्रैक पर रहें। अपने लक्ष्य और बातचीत पर नजर रखें। जब समय-सीमा के प्रदर्शन में सुधार के लिए विचारों को सामने लाने के लिए डिज़ाइन की गई चर्चा इस तर्क में भटकती है कि अक्टूबर में एक रात को किसने क्या किया, तो चीजों पर राज करें। लक्ष्य को दोहराएं और समूह की अब तक की प्रगति को सारांशित करें। फिर चर्चा को फिर से शुरू करें।

8. चुप्पी से डरो मत। कॉन्फ्रेंस कॉल पर चुप्पी की व्याख्या करना एक कला है। कई सूत्रधार मानते हैं कि चुप्पी का मतलब है कि चर्चा रुक गई है और बातचीत शुरू करना उनकी जिम्मेदारी है। लेकिन अच्छे रिपोर्टर की चुप्पी पर प्रतिक्रिया याद रखें: इसे लटका दें। साक्षात्कार वाला व्यक्ति अक्सर इसे भर देता है - और कभी-कभी बातचीत को एक गहरे स्थान पर ले जाता है। या, चर्चा के तहत मुद्दे को फिर से तैयार करके चुप्पी का जवाब दें; एक प्रश्न पूछें जो समूह को इस मुद्दे को एक अलग दृष्टिकोण से देखने में मदद करता है। निचला रेखा: मौन को किसी चर्चा को बहुत जल्दी छोड़ने का कारण न बनने दें। इसमें अभी भी जाने के लिए अच्छी जगहें हो सकती हैं।

9. अगले चरणों पर सहमत हों। जैसा कि आप एक कॉल के अंत के करीब हैं, संक्षेप में बताएं कि समूह ने क्या हासिल किया है, इसे बैठक के घोषित लक्ष्य से संबंधित करें और अगले चरणों का प्रस्ताव दें। मीटिंग के आउटपुट के साथ आप क्या करेंगे? कॉल पर दूसरों को करने के लिए आपको क्या चाहिए? अगली कॉल के दौरान कौन वापस रिपोर्ट करेगा? यह कब होगा? सभी को इस बात की स्पष्ट समझ के साथ छोड़ दें कि कॉल उनके समय का उत्पादक उपयोग क्यों था।

10. ईमेल का पालन करें। कुछ प्रबंधक कॉल पर किसी को विस्तृत मिनट लेने और बाद में प्रतिभागियों को वितरित करने के लिए पसंद करते हैं। मैं आमतौर पर एक छोटे अनुवर्ती ईमेल की ओर झुकता हूं जिसमें मैं संक्षेप में बताता हूं कि हमने क्या हासिल किया और हम जो सहमत हुए वह अगले कदम होंगे। लेकिन स्थिति को अपने अनुवर्ती मार्गदर्शन करने दें। यदि आपका लक्ष्य आगामी चुनाव अभियान के लिए विचारों पर मंथन करना था और कॉल ने 57 विचार उत्पन्न किए, तो एक ईमेल जो उन सभी को सूचीबद्ध करता है, समूह को बताता है कि उसके पास बहुत सारे अच्छे विचार हैं। यदि आपका लक्ष्य चल रहे कर्मचारी प्रशिक्षण कार्यक्रम की प्रगति को चिह्नित करना था, तो एक संक्षिप्त पैराग्राफ पर्याप्त हो सकता है।

सबसे महत्वपूर्ण बात, याद रखें कि टेलीफोन के माध्यम से प्रबंधन स्टाफ उसी बुनियादी बातों पर निर्भर करता है जैसे व्यक्तिगत रूप से प्रबंधन करना। आपकी सफलता उस स्टाफ के साथ आपके द्वारा बनाए गए संबंधों की गुणवत्ता पर निर्भर करेगी। और उनके साथ आपकी हर बातचीत - चाहे वह आमने-सामने हो या समूह में - उन रिश्तों की गुणवत्ता में योगदान करती है।

दूर डायल करें। (मजाक था।)